Hacer un backup remoto de datos tiene una finalidad diferente que el archivado de datos, y es importante realizar ambas tareas de forma diferenciada para facilitar el acceso a la información e incluso evitar problemas legales.

¿Qué es el Backup remoto o Copia de Seguridad?

El Backup o Copia de Seguridad consiste en la extracción de una copia de los datos con la finalidad de restaurar dichos datos en caso de daños o pérdidas. Los datos originales de los cuales se hace el backup no se eliminan después de realizar una copia de seguridad.

Como ejemplos de copias de seguridad podemos mencionar desde una copia de seguridad nocturna de todos los ficheros de un ordenador de sobremesa o portátil, o las fotos de un iPhone que se copian en iCloud.

También se puede realizar copias de seguridad de los servidores de ficheros (datos no estructurados) y de bases de datos (datos estructurados). Una copia de seguridad puede realizarse solo de los datos o incluir el sistema operativo del servidor.

El propósito de la copia de seguridad es la restauración de los datos si algo le sucede y pierde la información o incluso el sistema donde están albergados los datos. Por ejemplo alguien podría eliminar accidentalmente o maliciosamente una o varias máquinas virtuales en su configuración de VMware, Hyper-V o AWS EC2.

Es posible que algún día se dé cuenta de que todos los archivos de su empresa han sido cifrados por un ataque de ransomware. En ese caso, sin un sistema de backup seguro y protegido de dicho ramsomware su única opción para recuperar la información sería pagar el rescate exigido por el ciberdelicuente.

Sin embargo, con un buen sistema de copia de seguridad, se puede detectar el inicio de un ataque de ransomware, detenerlo y luego restaurar todos sus datos.

¿Qué es el Archivado de Datos?

El archivado consiste en una copia de los datos creada a efectos de una retención a largo plazo, normalmente años o décadas, y en una ubicación segura, normalmente remota y con acceso muy restringido. Aunque no es obligatorio, el original a menudo se elimina después de realizar un archivo.

Mientras que en la copia de seguridad la finalidad es poder recuperar fácilmente los datos, un archivado puede servir para múltiples propósitos. Lo más habitual es ayudar a localizar algunos datos una vez transcurrido un largo período de tiempo. Podría ser un archivo único que tuviera un elemento realmente importante, como un contrato firmado por un cliente hace varios años. Puede ser un grupo de datos relacionados, como por ejemplo todos los planos y ficheros CAD de un edificio que se acaba de derrumbar.

Otro tipo de datos relacionados puede ser los correos electrónicos y ficheros que le puedan solicitar como prueba legal. Por ejemplo en caso de que su empresa se vea envuelta en un litigio el juez puede requerirle que facilite toda la correspondencia relativa a un proyecto o contrato. Un adecuado archivado de datos le permitiría buscar y acceder a esa información de forma sencilla.

El archivado de datos puede ayudarle además a reducir el coste de almacenamiento de su organización, liberando espacio en los sistemas de acceso frecuente, y facilitando las copias de seguridad de éstos. Ese incluso podría ser el propósito de ese archivado, incluso si no está obligado por ley a guardar copia de toda su información y sus correos electrónicos.

Restaurar vs recuperar datos

Los sistemas de respaldo restauran datos y los sistemas de archivado los recuperan.

Cuando restaura algo, normalmente se trata de un único archivo, servidor o base de datos. Cuando se recupera algo, generalmente es una colección de datos relacionados, que pueden o no haber sido almacenados en el mismo servidor o incluso en el mismo formato.

También se realiza una restauración en un solo punto en el tiempo, como restaurar una base de datos a la forma en que se veía hace una semana. Una recuperación utiliza un intervalo de tiempo, como todos los correos electrónicos de los últimos tres años.

Las restauraciones requieren que se sepa dónde estaba el archivo o los datos cuando se realizó la copia de seguridad; De lo contrario, no puedes encontrarlo. Debe saber el nombre del servidor en el que se encontraba, la base de datos o el directorio en el que se encontraba, los nombres del archivo o la tabla que desea recuperar y la fecha en que se vio por última vez.

Las recuperaciones no tienen nada de esa información; solo saben que necesitan todos los archivos o registros que coincidan con un conjunto de parámetros. Por ejemplo: recuperar todos los archivos o correos electrónicos que se crearon en los últimos tres años que contienen una frase en particular o que fueron creados por una persona en particular.

La importancia de ambos sistemas

archivo o backupMuchas personas intentan usar su sistema de backup como un sistema de archivado, lo que significa que mantienen sus backups durante muchos años, o incluso para siempre.

La primera vez que se vea en la necesidad de realizar una recuperación real, encontrará lo difícil que es realizar recuperar algo que está destinado a hacer restauraciones. Esto hará que la recuperación se demore mucho, mucho más tiempo, potencialmente días en lugar de minutos, y que económicamente también cueste mucho más.

Si lo que quiere es recuperar un correo electrónico que le sirva de prueba en un litigio y no lo consigue en el plazo requerido se vería seriamente perjudicado en su defensa.

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